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Kundenbericht der Ärztekammer für Oberösterreich, 30.12.2015

Erfolgreiche Projekteinführung von VAMOS.6-AV Altersvorsorge

Die Ärztekammer für Oberösterreich implementierte erfolgreich eine neue Software zur Unterstützung diverser operativer Tätigkeiten der Wohlfahrtskasse.

Zur Verwaltung der Geschäftsprozesse nutzte die Wohlfahrtskasse der Ärztekammer für Oberösterreich (ÄKOÖ) bisher Teile eines monolithischen Softwarepaketes, bei dem es sich um eine Individualanwendung handelte, die in Cobol umgesetzt war und auf einem HP NonStop System gehostet wurde.

Im Rahmen einer flexibleren Nutzung der Arbeitsprozesse wurde das Entwicklungs-Projekt "WFK-Neu" gestartet.

Voraussetzung für die Umsetzung von WFK-Neu war die Berücksichtigung von vorhandenen Hard- und Softwareprodukten sowie den nationalen Schnittstellen zum Melde-, Steuer- und Bankenwesen.

Auf Basis dieser Ausgangslage wurde eine europaweite Ausschreibung für eine Gesamtsoftwarelösung von der Wiener Rechtsanwälte GmbH durchgeführt. Hieraus ging die Bieter- / Arbeitsgemeinschaft (ARGE) ProFontis / innovas als Sieger hervor.

"WFK-Neu" umfasst die Leistungen

  • IST-Analyse
  • Detailkonzeption der geplanten Umsetzung
  • Implementierung
  • Integrationstest
  • Datenübernahme
  • Installation und Unterstützung bei Roll Out
  • Dokumentation
  • Schulung
  • Schnittstellen zu den Gebietskrankenkassen, GESPAG sowie weiteren Krankenhäusern.

Die Anwendung "HI" (Health Insurance) von innovas bildet alle zentralen Geschäftsvorfälle der Leistungsabrechnung ab.

Wesentliche Geschäftsprozesse sind

  • Belegerfassung
  • Zeitraumaufteilung (bzlg. Tarifwechsel, Anwartschaften, Leistungsausschlüssen, Jahreswechsel, Leistungsanpassung, Wartezeiten, leistungsfreie Zeiten) automatisierte tarifliche Erstattungsberechnung auf Basis von Leistungsarten inkl. Berücksichtigung von Selbstbehalten und Höchstsätzen
  • heuristischen und konfigurierbaren Prüfmechanismen
  • Auszahlung
  • Erzeugung der Druckstücke

"Die Leistungsabrechnung ermöglicht eine zügige Erfassung der Belege, die zentralen Prüfmechanismen unterliegt. Diese Prüfmechanismen können von uns nach Bedarf in Eigenregie verwaltet und erweitert werden. Vor allem die Erweitbarkeit des Systems ist für uns von großer Wichtigkeit. Bereits im kommenden Jahr werden wir gemeinsam mit ProFontis / innovas eine weitere Schnittstelle zur automatisierten Abrechnung mit den Oberösterreichischen Krankenanstalten umsetzen, die uns viele manuellen Erfassungstätigkeiten abnimmt!"

Mit der Anwendung VAMOS.6-AV von ProFontis können alle Transaktionen für Versorgung und Unterstützung der Mitglieder in einem einheitlichen System erfasst, berechnet und ausgewertet werden.

Wesentliche Geschäftsprozesse sind

  • Mitglieder/Anwärter verwalten
  • Transferverwaltung zu anderen Kammern
  • automatisierter Abgleich mit der Standesführung
  • Beitragsberechnung mit flexiblen Ermäßigungen
  • Rentner/Pensionäre verwalten
  • flexible Tarife verwalten und versicherungsmathematische Berechnungen
  • Korrespondenz erstellen und digitale Akten führen

Zu den Mitgliedern die mit VAMOS.6-AV verwaltet werden, gehören Kammerangehörige, ehemalige Kammerangehörige, deren Hinterbliebene sowie Familienangehörige von Kammerangehörigen.

Weiterhin werden folgende Bereiche abgedeckt:

  • Standesführung ("STF")

Im Rahmen der Stammdatenpflege werden Ärztedaten inkl. Angehörige unidirektional aus der Standesführung ("STF") übernommen und in VAMOS.6-AV nachgezogen.

  • GESPAG und Sonstige Dienstgeber

Beitragsvorschreibungen und -Zahlungen werden bidirektional über entsprechende Schnittstellen umgesetzt.

  • Finanzamt

Steuerrelevante Leistungen nach § 109a werden via Schnittstelle an das Finanzamt gemeldet.

  • GKK bzw. ALVA-System

Gemeinschaftsbeiträge - Vorschreibungen und Zahlungen - werden bidirektional über fest definierte Schnittstellen ex- bzw. importiert.

  • Bank

Sowohl für Gutschriften als auch Lastschriften werden regelkonforme Schnittstellen erstellt.

"Mit VAMOS ist eine effektive und transparente Verwaltung der Wohlfahrtskassendaten gewährleistet. Insbesondere die umfangreiche Schnittstellenfunktionalität war und ist ein Erfolgsfaktor in der implementierten Lösung, da somit die Daten nur an jenen Stellen verwaltet werden, wo sie auch enstehen und sich verändern. Damit ist ein enormer Zeitgewinn verbunden, der für wesentlich wichtigere Arbeiten genützt werden kann. Die sehr umfangreiche und komplexe Beitragsberechnung wird über zentrale Konfigurationsmöglichkeiten gesteuert und ist von uns aufgrund der jährlichen Beitragsänderungen auch leicht zugänglich und anpassbar. Ein weiteres Highlight ist wohl die Erstellung der zahlreichen Schreiben, die das System im Rahmen der zahlreichen Vorgänge erzeugt und somit in den meisten Fällen eine manuelle Bearbeitung der Korrespondenz erübrigt!"

Die zuvor genannten Anwendungen sind seit 2013 bei der Wohlfahrtskasse der Ärztekammer Oberösterreich erfolgreich im Produktionsbetrieb, der durch eine laufende Softwarewartung sichergestellt wird.

"Die Einführung der Java-basierten Standardsoftware VAMOS.6-AV / innovas.HI für die Altersvorsorge und Krankenversicherung führt zu einem deutlich effizienteren Betrieb bei verbesserter fachlicher Unterstützung. Nach Produktivlegung des Systems VAMOS.6-AV / innovas.HI und einer kurzen Einarbeitungszeit unserer Mitarbeiter konnten wir unsere Geschäftsprozesse schneller und qualitativ hochwertiger bearbeiten. Wir haben durch die verbesserte Produktivität nun mehr Zeit für die Beratung unserer Ärzteschaft. Der Umstieg auf die neue Software bedeutet für uns einen Quantensprung, mit dem nunmehr Funktionalitäten möglich sind, die zuvor undenkbar gewesen wären. Besonders wichtig ist, dass wir nun Automatisierungen vornehmen können, beispielweise Abrechnungen mit Krankenanstalten, Apotheken und Ärzten."

Dr. Friedrich Badhofer, Bereichsleiter - Ärztekammer für Oberösterreich / Wohlfahrtskasse